Générer le fichier ou utiliser le fichier existant
La déclaration d'effectifs
Accès Bouton [Déclaration d'effectifs] de la page de départ
La page paraît suffisamment claire.
Les données
peuvent être affinées à la main en cliquant sur les
cellules de la grille ! Attention, les totaux se calculent
automatiquement.
Vous ne pouvez pas les modifier !
Le bouton [Imprimer] permet d'imprimer un exemplaire A4 bien présenté avec éventuellement commentaire et signature.
La fonction imprimer la grille n'imprime que la grille.
La fonction enregistrer
la grille permet de garder un double de ce que l'on a fait à un
moment t car la grille se met à jour à
chaque ouverture.
(Le fichier enregistré peut être ouvert au même endroit)
L'enregistrement se fait au format ascii tabulé (séparateur tabulation) et peut être ouvert dans un tableur ou un traitement de texte.
La grille peut être aussi copiée pour être collée dans un autre logiciel.
(Voir aussi fonctions
des grilles)
Préparation de l'année suivante.
Accès : bouton [Prévisions d'effectifs] ou bouton portant l'année dans le cadre de gauche de la page de départ.
Base 2000 ouvre un assistant pour vous guider en 8 étapes:
1.Générer le fichier ou utiliser le fichier existant
Pour générer le fichier,Base 2000 prend le fichier en cours,
met toutes les valeurs de classe à zéro et
incrémente tous les cours de 1 . Le fichier constitué s'appelle
alors "anplus".
La première fois de l'année, en principe vers décembre
au moment des premières prévisions d'effectif, on va
générer ce fichier.
Dans la pratique, on a intérêt à régénerer
le fichier aussi longtemps que l'on aura pas inscrit des élèves
sur
l'année suivante pour préserver les paramétrages les
plus récents. Dans tous les cas, il faudra le régénérer
après les prévisions car les données de maintien et
saut de cours et les données de noms et nombre de classes
pourra ne pas être fidèle aux prévisions J
Dès que l'on aura inscrit des élèves uniquement pour
l'année suivante, on utilisera l'option [utiliser le fichier
existant].
Cette option vous permet soit de façon fictive au moment des prévisions,
soit pour de bon à la fin de l'année
(il faut alors avoir régénéré le fichier) de
noter très facilement les élèves qui sont maintenus
ou qui doivent
gagner un an.
Cliquer le ou les (Ctrl + Click) dans la liste puis cliquer le bouton correspondant
J Vous pouvez filtrer la liste
auparavant J . Répondez oui quand Base 2000 vous demande si vous
voulez que les modifications soient
prises en compte. Vos données actuelles ne seront pas changées
J . Le fond est devenu rosé. Base 2000
travaille sur le fichier de l'an prochain !
Vous régénérerez le fichier avant d'inscrire pour
de bon des élèves pour l'an prochain.
Là encore, c'est souvent fictif au moment des prévisions
J Peut importe! Vous pouvez même créer une
nouvelle classe si vous avez bon espoir d'ouverture J
A la fin de l'année, vous ferez les modifications pour de bon J
4.Répartition dans les classes
Génial ! Base 2000 vous propose une répartition automatique
fictive des élèves pour la répartition des
classes de la prévision d'effectifs (vous pourrez l'affiner manuellement
dans la grille)
Quand vous reprendre votre fichier pour de bon à la fin de l'année,
vous utiliserez la fonction [mettre dans
la classe de ]. Là vous utiliserez les outils de filtres et de sélection
et vous aurez vite donné une classe à
chaque élève ! à moins que vous ne souhaitiez utiliser
les fonctions de répartition automatique J
La grille est la même que celle des déclarations d'effectifs.
Les données peuvent être affinées à la main
en
cliquant sur les cellules de la grille ! Attention, les totaux se calculent
automatiquement. Vous ne pouvez pas
les modifier !
Pour modifier l'affectation dans les classes, il faudra peut-être
retourner à l'étape 4 et choisir d'affiner soit
avec la saisie sur liste soit directement sur les fiches !
Cette étape n'est pas nécessaire au moment des prévisions
(on ajoute ou on enlève les élèves à la main
dans la
grille de prévisions).
Si on inscrit ou radie un élève sur l'année en cours,
l'opération est automatiquement reportée sur l'année
suivante.
Si on inscrit un élève sur l'année suivante, il ne
l'est pas sur l'année en cours J
Donne accès aux fiches. Les données sont bien sûrt
enregistrées pour l'année suivante :-)
Le fichier actuel est renommé et Base 2000 vous demande de l'enregistrer
sous un nom
d'archives. A partir de ce moment il ne pourra plus être modifié
:-)
Le fichier anplus devient le fichier actuel par défaut. Les cursus
sont mis à jour. Le
fichier est nettoyé de tous les élèves radiés.
Cette opération ne doit être faite qu'une fois l'année
terminée. A partir de ce moment là,
le fichier de l'année en cours n'est plus que consultable comme
archive :-)
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